Individuiamo, visitiamo e verifichiamo personalmente le location, allineando capienza, layout e budget al brief prima della firma del contratto.
Condizioni, clausole di cancellazione e blocchi camere vengono negoziati direttamente con hotel e fornitori, così che nulla sia lasciato all'interpretazione sul posto.
Liste alloggi, assegnazione delle camere e logistica dei viaggi sono gestite dall'inizio alla fine, comprese le riprenotazioni in caso di cambi di programma improvvisi.
Fornitori AV, trasporti, allestimenti floreali e partner DMC locali vengono coordinati come un unico team, non come una catena di fornitori separati.
Dalla reception alla partenza dell'ultimo ospite, gestiamo tutto sul posto affinché il cliente non debba farlo.
Quando uno sciopero aereo o un cambiamento dell'ultimo minuto colpisce l'evento in corso, lo risolviamo in tempo reale — il programma non se ne accorge.
Ogni servizio sopra elencato, collaudato su tre continenti — da Praga alla Gold Coast, lo standard non cambia.
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Due giorni di conferenza al Fairmont Golden Prague: pre-pianificazione degli alloggi, allestimento della sala con supporto microfoni e AV, due cene esterne con trasporto completo, regali di benvenuto e premi per i giochi — oltre a fiori, coordinamento con il DMC locale e materiale d'ufficio. Quando uno sciopero aereo ha colpito l'evento in corso, abbiamo riprenotato i voli dei partecipanti durante la notte. Il programma non se n'è mai accorto.
The Langham, Gold Coast & The Jewel Residences, Surfers Paradise. Regali di benvenuto a tema gaming, alloggio, allestimento e organizzazione del meeting, cena esterna con logistica di trasporto completa.
In occasione del Congresso ESMO, Equentora ha agito come unico punto di contatto tra cliente e location — coordinando la segnaletica dell'evento e la selezione del menu, effettuando sopralluoghi e selezionando fornitori esterni tra cui servizi audiovisivi, taxi e navette per un'esperienza impeccabile sul posto.
Equentora ha individuato e assicurato le location per l'advisory board (~20 partecipanti) e la cena aziendale (~25 partecipanti) di un cliente farmaceutico — negoziando i contratti delle location, gestendo l'alloggio e coordinando catering, selezione del menu ed esigenze alimentari a distanza, dal primo contatto all'ultimo brindisi.
Equentora ha organizzato tre location per il congresso — due ricevimenti di benvenuto (130 e 200 partecipanti) più un meeting da 40 partecipanti, coordinati dall'inizio alla fine del programma.
Equentora ha realizzato quattro eventi in occasione del Congresso ESMO — tre ricevimenti e un advisory board — con un numero di partecipanti compreso tra 30 e 200.
Referenze disponibili su richiesta.
Eventi reali, soluzioni reali, risultati reali — referenze disponibili su richiesta.
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